5 técnicas de gestión del tiempo que debes probar para mejorar tu productividad
Cómo sacar el máximo provecho de tu día
Para empezar, es necesario conocer algunos aspectos que ayudarán a conocer mejor tu ritmo de trabajo que te servirán para identificar la técnica que funciona mejor para ti.
Para sacar el máximo provecho de un día de trabajo, podemos enfocarnos en analizar tres segmentos de tu vida:
1. Horas de mayor actividad
Todos tenemos un horario en el que nos sentimos más despiertos y con ganas de trabajar, para algunos es durante las primeras horas del día, otros en las tardes, e incluso algunos pueden sentirse más animados por las noches.
Lo importante es identificar esos momentos del día en las que te muestras más concentrado. Esto puede servir para destinar las tareas más complicadas en ese horario o para saber en qué momento debes reducir al máximo las distracciones (juntas, llamadas telefónicas, visitas, etc.) para evitar que tus horas de productividad se vean dañadas.
2. Entorno de trabajo
El espacio de trabajo es un elemento importante en la productividad, pues en cada espacio de trabajo existen diferentes factores que ayudan o perjudican el desempeño laboral. Por ejemplo, trabajar en casa puede ser complicado debido a que los labores del hogar o visitas pueden desviar tu atención.
Así que para seleccionar una técnica que funcione para ti, es importante analizar tu espacio de trabajo y sus características.
3. Mente
La concentración es un factor importante cuando se trata de trabajar de forma efectiva, si tu mente no está despejada y enfocada en la actividad que estás realizando no podrás concluirla exitosamente. Es por esto, que la multitarea es uno de los principales enemigos de la productividad.
Técnicas de gestión del tiempo para hacer más eficiente tu día de trabajo
Como puedes ver, combinados, estos tres factores juegan un rol importante en tu día de trabajo. Ahora vamos a ver cómo puedes aprovecharlos y mejorar tu productividad con algunas técnicas útiles.
1. Crear listas de tareas por hacer
La mayoría de las técnicas giran en torno a una actividad fundamental: crear listas.
Es difícil llevar todos los pendientes en la cabeza, así que crear listas te ayuda a organizar el trabajo y establecer prioridades. Hay varias formas en las que puedes organizar tus listas, algunas de las técnicas más populares son:
- La caja de Eisenhower
Esta técnica fue implementada por el ex presidente Dwight Eisenhower. Consiste en una matriz que te ayuda a clasificar las tareas según sus prioridades y el tiempo que debes invertir en ellas. Los cuadrantes a clasificar son los siguientes.
Como puedes ver, así es más sencillo definir cuáles puedes delegar (no importantes pero urgentes) o eliminar (no importantes ni urgentes).
- Tablero Kanban
Un tablero Kanban es una forma sencilla de estructurar el progreso de tus tareas. Consiste en crear columnas que representen las diferentes etapas de un proyecto, así en cada columna se colocan las diferentes tareas que se deben llevar a cabo. La idea es mover las actividades en las diferentes columnas para evaluar su avance.
Hay varias opciones para llevar a cabo estos tableros, desde pizarrones, notas post-it o utilizar herramientas en línea como Trello o kanbanflow.
- Top 3 de las tareas por hacer
Así como lo indica el nombre, consiste en escribir las tareas más importantes que debes hacer en el día. Esto te ayudará a priorizar actividades y seleccionar el mejor momento para realizarlas.
Para crear listas de pendientes, algunos recomiendan crearlas temprano para evitar ir a la cama pensando en el montón de tareas al siguiente día. Posiblemente al principio te lleve algo de tiempo organizar las tareas, pero con el tiempo harás las listas cada vez más rápido.
- Esquema GTD
Getting This Done (GTD) es un método de gestión de actividades, expuesto en el libro de David Allen, hace referencia a que una persona necesita liberar su mente de las pareas pendientes. El autor argumenta que la mayoría de los bloqueos mentales con los que nos encontramos son el origen de una mala planificación.
A diferencia de otras técnicas, Allen no se centra en establecer prioridades, si no en la creación de listas específicas para cada contexto.
Los principios de GTD son:
- Recopilar: se escriben todo aquello que se debe recordar, realizar o dar seguimiento.
- Procesar: analizar qué necesita cada actividad, por ejemplo si una tarea se puede delegar, desechar, ponerlo en marcha, etc.
- Organizar: clasificar tareas en listas como acciones próximas, proyectos, en espera, algún día.
- Revisar: las listas no sirven si no revisas el avance para saber cuáles se han cumplido y cuáles no.
- Hacer: dejar de organizar y comenzar a ejecutar.
Además, si al realizar tu clasificación identificas que existen tareas que puedes realizar en dos minutos o menos, hazlas de inmediato.
2. Técnica Seinfeld (no romper la cadena)
El comediante, guionista y actor estadounidense, Jerry Seinfeld, ha compartido en diferentes ocasiones uno de sus grandes secretos para elevar sus niveles de productividad.
Consiste en un calendario grande en tu lugar de trabajo y trazar un cronograma con las rutinas o tareas que tienes que llevar a cabo por día, si cumples tu meta diaria lo marcas en el calendario. Después de varios días cumpliendo con la cadena, no vas a querer romperla.
Lo importante es colocar este calendario en un área visible mientras trabajas, así podrás ver tus avances cada día conforme avanza la semana. Con esto te mantendrás motivado y te ayudará a evitar romper el esquema que has marcado.
3. La técnica de los 5 minutos
Es posible que conozcas esta situación: te preparas para trabajar, pero simplemente no sabes cómo comenzar o la idea de comenzar una actividad por horas hace que te sientas abrumado. Así en lo que te decides para comenzar, te levantas por un café, atiendes llamadas o cualquier cosa. Al final, el tiempo se fue volando y no has avanzado con el trabajo.
Pues bien, esta técnica tiene la finalidad de eliminar esta pérdida de tiempo. Consiste en decidirte a llevar a cabo tus tareas en solo “5 minutos”, así tu cerebro no tiene mucho que argumentar.
Desde luego, hay tareas que no se realizan en 5 minutos, sin embargo lo que pasará después de ese tiempo es que ya estarás involucrado con la tarea y podrás continuar hasta terminarla.
4. Técnica pomodoro
Esta es la técnica más popular, decidimos mencionarla porque es sencilla de llevar a cabo y varias personas se han podido beneficiar de ella.
La técnica pomodoro consiste en dividir tu jornada laboral en pequeños tiempos de 25 minutos. Durante este tiempo debes llevar a cabo tu trabajo sin distracciones, cuando terminan puedes tomar un descanso de 3 a 5 minutos para despejarte un poco. Durante el día se debe seguir el proceso y cada cuatro pomodoros (bloques de 25 minutos) puedes tomar un descanso más largo de 15 a 20 min.
La idea es que la limitación del tiempo ayude a enfocarse en la actividad, y los descansos ayuden a despejar la mente para continuar trabajando. Para ejecutarla solo necesitas un temporizador (también existen algunas apps útiles) y dividir tus tareas en segmentos de tiempo, si son tareas largas puede funcionarte dividirlas en procesos.
5. Mapas mentales
Después de saber qué es lo que necesitas hacer para concentrarte durante tu semana de trabajo, puedes utilizar los mapas mentales para organizar tus pensamientos en listas de acciones concretas.
Consideraciones finales
No hay peor o mejor técnica, cada una de ellas puede funcionar mejor para unas personas que otras. Todo dependerá de tu forma de trabajo y las actividades que realizas. Tómate el tiempo para descubrir cuál puede funcionar y ayudarte a cumplir tus metas.
Es posible que al principio te cueste acostumbrarte, pero anímate a continuar, los beneficios serán más grandes.
¿Tienes alguna técnica que te funciona? Nos encantaría saber en qué consiste.
